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Question-réponse

Quels sont les délais de conservation des documents d'une association ?

Vérifié le 10/03/2020 - Direction de l'information légale et administrative (Premier ministre)

Une association doit conserver certains documents afin de prouver l'existence d'un droit ou d'une obligation. Les délais de conservation varient en fonction de la nature des documents. La liste ci-dessous est donnée à titre non exhaustif.

Les documents concernant la création de l'association doivent être conservés pendant <span class="miseenevidence">toute la durée d'existence de l'association</span>. Il est conseillé de les conserver de manière illimitée :

  • Déclaration de l'association (copie du dossier déposé en préfecture)
  • Récépissé de la déclaration
  • Copie de la demande d'insertion au registre des associations et fondations d'entreprise (JOAFE)
  • Extrait du JOAFE dans lequel a été publiée la déclaration (<span class="expression">témoin de parution</span>)
  • Statuts modifiés par ordre chronologique
  • Règlements intérieurs modifiés par ordre chronologique.

  À savoir

les informations relatives aux membres (nom, prénoms, adresse, etc.) ne peuvent pas être conservées après leur démission ou leur radiation, sauf accord exprès de leur part.

Les documents relatifs au fonctionnement de l'association sont à conserver <span class="miseenevidence">au minimum 5 ans</span> :

  • Convocations de l'assemblée générale
  • Feuilles d'émargement, pouvoirs
  • Procès-verbaux d'assemblée
  • Bilan d'activités
  • Rapports du commissaire aux comptes.

Les documents financiers doivent être conservés <span class="miseenevidence">au minimum 10 ans</span> : comptes annuels, livres comptables et pièces justificatives.

Les documents permettant de justifier ce que l'association doit ou non aux services fiscaux sont à conserver <span class="miseenevidence">au minimum 6 ans</span>. Il en est de même des doubles des reçus des dons remis aux donateurs pour réduction d’impôt.

Durée de conservation en fonction du type de document

Type de document

Durée de conservation

Bulletin de paie (double papier ou sous forme électronique)

5 ans

Registre unique du personnel

5 ans à partir du départ du salarié

Document concernant les contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte, régimes de retraite...

5 ans

Document relatif aux charges sociales et à la taxe sur les salaires

3 ans

Comptabilisation des horaires des salariés, des heures d'astreinte et de leur compensation

1 an

Déclaration d'accident du travail auprès de la caisse primaire d'assurance maladie

5 ans

Durée de conservation en fonction du type de document

Type de document

Durée de conservation

Titres de propriété et actes de ventes

Durée d'existence de l'association. Il est conseillé de les conserver de manière illimitée.

Contrats de bail, état des lieux, quittances de loyer

Durée du contrat + 5 ans

Contrat d'assurance

Durée du contrat + 2 ans

Factures de gaz et d'électricité

2 ans

Factures d'eau

4 ans si la distribution est assurée par une personne publique (commune par exemple)

2 ans si elle est assurée par une entreprise privée

Factures de de téléphonie (fixe et mobile) et internet

1 an

Il n'y a pas d'obligation légale pour les associations de verser leurs archives aux archives municipales ou départementales.

Les associations peuvent proposer aux archives municipales ou départementales les documents dont elles jugent qu'ils présentent un intérêt historique sachant que :

  • les archives municipales collectent et conservent les documents produits ou reçus par les services et établissements municipaux et les documents d'origine privée concernant la ville concernée,
  • les archives départementales collectent et conservent les documents produits par les services publics situés dans le département et les documents privés intéressant l'histoire locale.

Où s’adresser ?

Mairie

Archives départementales

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Gabriel Marly

Adjoint à l’aménagement du territoire, urbanisme, logement

Un plan logements pour garder les enfants au pays

À Lège-Cap Ferret, comme dans de nombreuses communes du littoral aquitain, les prix du fonciers s’envolent. Or, pour appliquer sa politique volontariste en matière de logements, la municipalité doit rester maîtresse de son foncier. C’est pourquoi nous acquérons des parcelles stratégiques, dès que nous le pouvons

Blandine Caulier

Adjointe à la vie scolaire et à la jeunesse

Nous créons la Maison des ados qui manquait à la Presqu’île

Nous veillons chaque jour à l’épanouissement et au bien être des enfants, en investissant dans nos 4 écoles et en créant de nouvelles structures, comme l’accueil périscolaire de Lège ou la future Maison des Jeunes.

Marie Delmas Guiraut

Adjointe aux affaires sociales et solidarité, petite enfance

Plus que jamais aux côtés des plus fragiles

Les crises à répétition qui ont marqué ce début de mandat ont aussi renforcé notre engagement. La municipalité, à travers le CCAS, a accentué son soutien envers les plus fragiles : nous avons distribué davantage d’aides à plus de bénéficiaires que prévus, toutes générations confondues. Nous avons également veillé à entretenir et resserrer le lien social.

Philippe de Gonneville

Maire de Lège-Cap Ferret

Diminuer le trafic, c’est possible et nous nous y employons

La Presqu’ île est régulièrement bloquée par le trafic routier en saison. L’été, ce ne sont pas moins de 22 500 véhicules jour qui entrent sur la commune. Si nous diminuons de 15 à 20 % ce flot, le trafic restera dense, mais plus fluide. Avant d’envisager une limitation de l’accès à notre commune, il existe des solutions pour la désengorger. C’est la raison pour laquelle, depuis trois ans, nous avons engagé un travail de fond, en lançant une étude locale des mobilités, en renforçant les voies vertes et les liaisons douces entre les villages et en travaillant main dans la main avec la COBAN sur un futur réseau de transport en commun qui, dès 2024, proposera une alternative au tout voiture, toute l’année.

Laëtitia Guignard

1re Adjointe aux finances, à l’administration générale, à la démocratie participative et à la vie économique.

De nouveaux services devenus incontournables

Dans un contexte social et économique tendu, nous continuons d’assurer au quotidien un service public de haute qualité, accessible et proche des habitants. Nous avons créé une série de nouveaux services qui aident nos concitoyens dans leurs démarches administratives et facilitent leur vie quotidienne.

Evelyne Dupuy

Adjointe à la sécurité et au domaine public

Plus d’hommes et plus de moyens pour votre sécurité et votre tranquillité

La sécurité est la première des libertés. Nous avons renforcé l’ensemble des moyens humains et matériels alloués à la police municipale, pour lui permettre d’être encore plus présente sur le terrain, toute l’année. Au quotidien, nous agissons pour apaiser les vitesses et les conflits entre citoyens.

Luc Arsonneaud

Conseiller municipal délégué aux  risques naturels majeurs

Innover pour mieux protéger

En réponse aux incendies de l’été 2022, nous avons mis en place des mesures concrètes et inédites, avec les acteurs publics et les riverains, pour mieux prévenir le risque, alerter la population, faciliter le travail des secours et anticiper une éventuelle évacuation.

Alain Pinchedez

Adjoint aux sports, à la vie associative et aux personnes porteuses de handicap

Soutenir les associations coûte que coûte

Les clubs et associations sont les piliers de notre vie locale, ils irriguent toutes les générations et tous les villages. Nous les soutenons humainement, matériellement et financièrement, pour leurs grands projets et leur quotidien. Nous avons aussi œuvré pour renforcer les échanges entre bénévoles

Alain Bordeloup

Adjoint aux affaires culturelles et aux animations

Rassembler les générations autour de la culture et de la convivialité

La culture et les animations rassemblent nos concitoyens, au-delà de leur âge ou de leurs sensibilités. Notre priorité est d’assurer l’accès à une culture de qualité pour tous, à travers nos grands événements, nos temps forts et nos enseignements artistiques et de proposer des temps de convivialité toute l’année.

Catherine Guillerm

Adjointe à l’environnement, Développement Durable, agenda 21

L’environnement est au coeur de toutes nos actions

Nous vivons sur un territoire aussi exceptionnel que fragile. La Ville intègre systématiquement les préoccupations environnementales et paysagères dans ses décisions. Nous privilégions la sobriété, la qualité et l’authenticité dans nos choix d’aménagements, de plantations ou de gestion des espaces naturels.

Thierry Sanz

Adjoint délégué aux travaux et services techniques, VRD et bâtiments

Le mot d’ordre du Maire « stop goudron » est appliqué à la lettre.

Nous avons testé différents revêtements perméables et innovants, pour les trottoirs, les voies vertes, et les stationnements, au cœur des différents villages.

Jean Castaignède

Conseiller municipal à l’ostréiculture et aux affaires maritimes

Mobiliser nos partenaires pour nettoyer l’Estran

Le nettoyage des friches ostréicoles sur tout l’Estran et le recyclage des épaves étaient très attendus. Nous travaillons main dans la main avec les professionnels de la mer et l’État, pour que l’Estran reste un espace partagé, préservé et apaisé.

Nathalie Heitz

Conseillère municipale déléguée aux marchés

Le commerce de proximité, un trésor à préserver

En période de crise sanitaire puis de tension économique, les marchés municipaux doivent rester des lieux d’achat et de rencontre. Avec des périodes d’ouverture élargies et des investissements matériels, nous préservons comme un trésor cette économie de proximité qui dynamise nos villages.

Véronique Germain

Conseillère municipale déléguée au tourisme

Notre objectif : l’aménagement durable de la station

Le tourisme fait partie de l’ADN de notre commune. Pour le conserver et évoluer sereinement face aux nouveaux enjeux soulevés par l’hyper attractivité de la Presqu’ île en saison, nous veillons à réconcilier les visiteurs et les habitants, et nous imaginons la station de 2040 : une presqu’île accueillante, préservée et ouverte, sous réserve que l’on respecte son authenticité.

Laetitia Guignard

1ère adjointe aux finances, à l’administration générale, à la démocratie participative et à la vie économique

Nous avons initié une nouvelle relation entre élus et citoyens

La Ville a initié une politique inédite de démocratie participative pour ajuster les politiques publiques au plus près des citoyens, transformer et fortifier le lien social, mais aussi renouveler la démocratie. Nous travaillons avec les citoyens sur différentes échelles de projets et de territoire, pour enrichir nos décisions et mieux partager l’action publique.